Gedragscode voor leveranciers

1. Inleiding

The Wallfashion House en haar dochterondernemingen ("TWH") zetten zich in voor het zakendoen met integriteit, respect voor mensen en zorg voor het milieu. Wij erkennen dat onze producten afhankelijk zijn van grondstoffen, chemicaliën, verpakkingsmaterialen, logistiek en productieprocessen die milieu- en sociale gevolgen kunnen hebben. Daarom streven wij naar langdurige, samenwerkingsgerichte partnerschappen met leveranciers die onze inzet voor verantwoord ondernemen delen.

Deze Gedragscode voor Leveranciers ("Code") beschrijft de normen en verwachtingen die van toepassing zijn op alle leveranciers die goederen of diensten aan TWH leveren. Zij vormt een integraal onderdeel van onze zakelijke relatie. Naleving van deze Code is een voorwaarde om zaken te doen met TWH.

2. Toepassingsgebied, Reikwijdte en Definities

Deze Code is van toepassing op alle leveranciers, aannemers, consultants, agenten, tussenpersonen, distributeurs en andere zakenpartners (gezamenlijk "Leveranciers") die goederen of diensten aan TWH leveren. Van leveranciers wordt verwacht dat zij deze normen communiceren aan hun eigen leveranciers, onderaannemers en andere relevante zakenpartners, en dat zij redelijke stappen ondernemen om afstemming met deze Code in hun gehele toeleveringsketen te bevorderen.

Deze Gedragscode voor Leveranciers is openbaar beschikbaar op de officiële websites van The Wallfashion House en/of haar aangesloten entiteiten. Van leveranciers wordt verwacht dat zij zich vertrouwd maken met de meest recente versie van deze Code en voortdurende naleving waarborgen.

3. Naleving van Wet- en Regelgeving

Leveranciers moeten voldoen aan alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften in de landen waarin zij actief zijn en zaken doen. Waar de lokale wetgeving en deze Code van elkaar verschillen, moeten leveranciers, voor zover wettelijk toegestaan, de hoogste norm toepassen.

Leveranciers dienen adequate governance, beleid, training en interne controlesystemen te onderhouden om overtredingen van de wet en van deze Code te voorkomen, op te sporen en aan te pakken.

4. Mensenrechten en Eerlijke Arbeidsomstandigheden

4.1 Respecteren en Beschermen van Mensenrechten

Leveranciers moeten internationaal erkende mensenrechten respecteren en alle werknemers en belanghebbenden eerlijk behandelen, met waardigheid en respect. Dit omvat ten minste de beginselen zoals vastgelegd in de ILO-verklaring betreffende de fundamentele principes en rechten op het werk en de UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UNGP's).

4.2 Vrijheid van Vereniging en Collectieve Onderhandeling

Leveranciers moeten de vrijheid van vereniging, het recht op collectieve onderhandeling en de beginselen van gelijke kansen respecteren, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

4.3 Non-discriminatie, Intimidatie en Misbruik

Leveranciers mogen werknemers niet discrimineren of onderwerpen aan represailles op basis van geslacht, leeftijd, etnische afkomst, nationaliteit, ras, handicap, seksuele geaardheid, religie, politieke overtuiging of enig ander beschermd kenmerk. Fysiek of psychisch geweld, dwang en seksuele intimidatie worden niet getolereerd.

4.4 Dwangarbeid, Kinderarbeid en Mensenhandel

Leveranciers moeten ervoor zorgen dat zij niet betrokken zijn bij, of profiteren van, enige vorm van kinderarbeid, dwangarbeid, moderne slavernij of mensenhandel. Leveranciers moeten voldoen aan alle toepasselijke nationale wetten en, als minimum, aan de kernverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO), waaronder die met betrekking tot dwangarbeid (Verdragen nr. 29 en 105) en kinderarbeid (Verdragen nr. 138 en 182).

4.5 Eerlijke Lonen en Werktijden

Leveranciers moeten eerlijke lonen betalen, wettelijk verplichte voordelen verstrekken en voldoen aan de maximale werktijden en rustperioden conform de lokale wetgeving.

4.6 Landrechten en Beveiligingspraktijken

Leveranciers dienen zich te onthouden van onrechtmatige uitzettingen en diefstal van land, bos en water. Wanneer leveranciers gebruikmaken van beveiligingspersoneel, moeten zij ervoor zorgen dat dit personeel handelt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en de mensenrechten respecteert.

5. Gezondheid en Veiligheid

Leveranciers moeten de gezondheid en veiligheid van werknemers op de werkplek waarborgen en een werkomgeving handhaven die bijdraagt aan het voorkomen van ongevallen en het minimaliseren van gezondheidsrisico's. Leveranciers moeten voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake arbeidsomstandigheden en dienen training en passende beschermingsmiddelen aan werknemers te verstrekken.

Leveranciers dienen risicobeoordelingen, incidentrapportage en corrigerende maatregelen te implementeren. Indien van toepassing worden leveranciers aangemoedigd om zich af te stemmen op erkende praktijken voor gezondheids- en veiligheidsmanagement (bijv. ISO 45001) en voortdurende verbetering.

6. Zakelijke Ethiek en Integriteit

6.1 Eerlijke Concurrentie

Van leveranciers wordt verwacht dat zij het beginsel van eerlijke concurrentie in acht nemen en voldoen aan het toepasselijke mededingingsrecht.

6.2 Anticorruptie en Omkoping

TWH tolereert geen enkele vorm van corruptie, omkoping of andere oneerlijke handelspraktijken. Leveranciers moeten het geven, maken of aanbieden van geschenken, entertainment, aansporingen, donaties, sponsoring, steekpenningen of iets anders van waarde aan particulieren of overheidsfunctionarissen verbieden, met als doel zakelijke beslissingen op ongepaste wijze te beïnvloeden of hen ertoe aan te zetten in strijd met hun plichten te handelen.

6.3 Voorkoming van Witwassen

Leveranciers moeten voldoen aan de toepasselijke wettelijke bepalingen ter voorkoming van witwassen en mogen op geen enkele wijze deelnemen aan witwaspraktijken.

6.4 Belangenconflicten

Leveranciers dienen alle daadwerkelijke of potentiële belangenconflicten die de zakelijke relatie met TWH kunnen beïnvloeden, of de schijn daarvan kunnen wekken, te melden. Leveranciers moeten TWH onverwijld op de hoogte stellen en stappen ondernemen om dergelijke conflicten te beperken.

7. Handelsnaleving: Exportcontroles en Sancties

Leveranciers moeten voldoen aan de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de in- en uitvoer van goederen, diensten en informatie, evenals aan de toepasselijke embargo's en sancties. Leveranciers moeten tevens passende screening en controles handhaven om, waar wettelijk vereist, transacties met gesanctioneerde partijen te voorkomen.

8. Milieubescherming, Productveiligheid en Productintegriteit

8.1 Milieuverantwoordelijkheid

Leveranciers moeten voldoen aan alle relevante milieuwetgeving en worden geacht erkende milieunormen toe te passen. Leveranciers dienen natuurlijke hulpbronnen spaarzaam en verantwoord te gebruiken en de negatieve impact van hun activiteiten op het milieu, het klimaat, de biodiversiteit en de waterbronnen te minimaliseren.

Leveranciers dienen passende milieu- en veiligheidsmanagementsystemen te implementeren om milieueffecten te identificeren, voorkomen en verminderen, en om de prestaties na verloop van tijd te verbeteren (bijv. energie-efficiëntie, afvalvermindering en preventie van vervuiling).

8.2 Chemische Veiligheid en Gevaarlijke Stoffen

Leveranciers moeten voldoen aan de toepasselijke regelgeving inzake chemische en productveiligheid (waaronder, indien van toepassing, de EU REACH- en CLP-verordeningen) en zorgen voor een veilige omgang, opslag, transport, gebruik en verwijdering van gevaarlijke stoffen, goederen en afval.

8.3 Verpakking en Etikettering

Leveranciers moeten voldoen aan de toepasselijke vereisten voor verpakking en etikettering. Wanneer leveranciers verpakkingen of verpakte goederen voor de EU-markt leveren, moeten zij TWH ondersteunen met verpakkingsspecificaties en bewijs dat nodig is om te voldoen aan de EU-verpakkingsregels (met inbegrip van recyclebaarheid, gerecycled gehalte en, waar van toepassing, etiketteringsvereisten).

8.4 Ontbossingsvrije en Natuurpositieve Inkoop (indien van toepassing)

Wanneer leveranciers grondstoffen of materialen leveren die onder ontbossingsgerelateerde vereisten kunnen vallen (bijv. hout, papier, rubber of andere relevante producten), moeten leveranciers traceerbaarheidsinformatie en bewijs van legale en ontbossingsvrije inkoop kunnen verstrekken, conform de toepasselijke EU-vereisten.

9. Verantwoorde Inkoop en Due Diligence in de Toeleveringsketen

9.1 Conflictmineralen en Hoogrisicogrondstoffen

Leveranciers moeten passende maatregelen nemen om te voorkomen dat grondstoffen in hun producten direct of indirect bijdragen aan schendingen van mensenrechten, corruptie, de financiering van gewapende groepen of soortgelijke schadelijke effecten.

Indien van toepassing wordt van leveranciers verwacht dat zij zich aansluiten bij internationaal erkende due-diligencekaders voor mineralen en metalen afkomstig uit conflict- en hoogrisicogebieden (bijv. de OESO-richtlijnen voor due diligence) en dat zij relevante informatie op verzoek verstrekken.

9.2 Risicogebaseerde Due Diligence en Transparantie

Leveranciers dienen risicogebaseerde due diligence uit te voeren om nadelige effecten in verband met hun activiteiten en toeleveringsketens te identificeren, voorkomen, beperken en aan te pakken. Dit omvat het handhaven van passende managementsystemen, het in kaart brengen van belangrijke risico's in de toeleveringsketen waar haalbaar, en het samenwerken met onderaannemers om geïdentificeerde risico's aan te pakken.

Leveranciers moeten TWH onverwijld op de hoogte stellen indien zij kennis krijgen van significante incidenten, wettelijke niet-naleving, ernstige mensenrechtenkwesties of milieuschade in verband met producten of diensten die aan TWH worden geleverd.

10. Gegevensbescherming, Vertrouwelijke Informatie en Intellectueel Eigendom

Leveranciers moeten voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy (waaronder, indien van toepassing, de AVG) en passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om persoonsgegevens en bedrijfsinformatie te beschermen.

Leveranciers moeten de vertrouwelijkheid van vertrouwelijke informatie en intellectueel eigendom van TWH en andere zakenpartners respecteren en waarborgen. Dergelijke informatie mag alleen worden gebruikt voor goedgekeurde doeleinden en moet veilig worden behandeld.

11. Klokkenluiden, Klachten en Non-retaliatie

Van leveranciers wordt verwacht dat zij werknemers en belanghebbenden in staat stellen om zorgen te uiten of mogelijk onwettige praktijken of schendingen van deze Code te melden zonder angst voor represailles. Leveranciers kunnen hun eigen speak-up/klokkenluiderssysteem opzetten of zich aansluiten bij een sectorbreed systeem.

Bovendien wordt van leveranciers verwacht dat zij hun werknemers informeren over het klokkenluiders- en klachtensysteem van TWH, dat bereikbaar is via e-mail op compliance@dsn-group.de of whistleblower@grandecogroup.com.

Geen enkele vorm van directe of indirecte vergelding wordt getolereerd tegen personen die te goeder trouw zorgen uiten of wangedrag melden.

12. Monitoring, Audits, Corrigerende Maatregelen en Gevolgen

TWH behoudt zich het recht voor om leveranciers te evalueren of audits of beoordelingen uit te voeren (rechtstreeks of via geautoriseerde derden) om naleving van deze Code te verifiëren. Leveranciers moeten relevante informatie naar behoren registreren en gevraagde informatie en documenten binnen een redelijke termijn verstrekken. TWH neemt vooraf contact op met de leverancier om de reikwijdte, het tijdstip en de locatie van een audit overeen te komen, tenzij een onmiddellijke reactie vereist is vanwege een ernstig risico of incident.

Schendingen van deze Code, met name schendingen met betrekking tot mensenrechten, gezondheid en veiligheid, milieubescherming of wettelijke naleving, moeten onverwijld worden verholpen. Leveranciers moeten samenwerken met TWH om passende corrigerende maatregelen te identificeren en effectieve controles in te voeren om herhaling te voorkomen.

Indien een leverancier een kwestie niet binnen een redelijke termijn adequaat aanpakt, behoudt TWH zich het recht voor om de zakelijke relatie met onmiddellijke ingang te beëindigen, om gegronde redenen, zonder verdere kennisgeving en onverminderd eventuele andere wettelijke of contractuele rechten.

13. Bevestiging door Leverancier

Door zaken te blijven doen met TWH, bevestigen leveranciers dat zij deze Code hebben gelezen en begrepen en zich ertoe verbinden deze na te leven en deze normen in hun gehele toeleveringsketen te bevorderen.